Documentation – Traçabilité de la chaîne de stérilisation (logiciel « Julie ») – myJulie

Accès : depuis la fiche de n'importe quel patient, menu Gestion > Stérilisation (fenêtre « Gestion des kits de stérilisation »).

Le module trace les instruments de leur décontamination à leur utilisation pour un patient identifié. Un kit est un ensemble d'instruments utilisés ensemble (ex. plateau de consultation : 1 miroir, 2 sondes, 1 précelle). Une phase de stérilisation transforme des kits en attente en lot stérilisé (n° unique, cycle, stérilisateur, opérateur, dates). Un cycle est un programme du stérilisateur (ex. « 121-25 » = 121 °C, 25 min, 2,2 bars). Un lot est périmé après sa date de péremption (validité par défaut : 2 mois).

La fenêtre de gestion

Colonnes : nom du kit, famille, code du kit, 10 premiers actes utilisant ce kit. Cliquez sur un titre pour trier ou inverser l'ordre.

Chercher : porte uniquement sur le nom du kit (bouton Chercher ou Entrée).

Imprimer > La liste affichée : imprime la liste.

Période : par défaut, du premier au dernier lot stérilisé. Pour la restreindre, bouton Période (ou Paramétrer > Période traitée) : tapez les dates ou choisissez les mois, puis Changer. Ajouter un lot hors période l'élargit automatiquement.

Créer un kit

Cliquez sur Ajout KIT.
Renseignez le nom, le code (code-barres possible, pour retrouver le kit et saisir les lots) et la famille du kit.
Onglet Composition : sélectionnez chaque instrument, indiquez la quantité (et le code-barres gravé si besoin), cliquez sur Ajouter. Modifier et Retirer ajustent la liste.
Onglet Paramétrage des Actes : sélectionnez l'acte ou la famille d'actes (case Familles pour toute la famille), indiquez le nombre de kits à sortir par acte (1 par défaut), cliquez sur Ajouter. Cochez si besoin Alerter l'utilisateur quand le stock est vide.
Cliquez sur Enregistrer.

L'onglet Informations indique notamment le nombre de lots stérilisés.

Plusieurs kits avec le même code : dans le champ Code du kit, Entrée affiche tous les kits, Espace puis Entrée les kits sans code ; choisissez dans la fenêtre « Kits de stérilisation de code identique ».

Copier les kits vers un autre cabinet : menu Fichier > Copier les kits vers un autre cabinet… ; choisissez le cabinet receveur, les données (kits avec leurs actes, ou définitions seules) et le mode (noms inexistants seulement, ou tout en mettant à jour les noms identiques), puis Copier.

Enregistrer une phase de stérilisation

Cliquez sur PHASE DE STÉRILISATION.
Sélectionnez le kit : saisissez son code (puis Entrée) ou choisissez-le dans la liste. L'onglet Description du kit permet d'ajuster sa composition (cochez Enregistrer cette composition dans le KIT).
Onglet Saisie d'un LOT stérilisé : vérifiez le n° de lot (incrémenté automatiquement, modifiable) et indiquez la quantité de kits stérilisés.
Vérifiez la date de stérilisation (date du jour) ; la date de péremption est calculée automatiquement.
Choisissez le stérilisateur, l'opérateur, le n° de cycle, l'heure réelle du cycle et le type de cycle.
Cliquez sur Enregistrer Lot. Vous pouvez enregistrer d'autres kits pour le même cycle.
Cliquez sur Imprimer Fiche pour la fiche de stérilisation, puis Quitter.

Validité d'un lot (2 mois par défaut) : bouton Paramétrages > Modif Options > « Validité en mois d'un lot stérilisé » > Enregistrer.

Autre méthode : onglet Lots stérilisés > Ajout lot (code du kit, n° de lot, dates, quantité, cycle, stérilisateur, opérateur). Vous pouvez y indiquer une première sortie déjà faite, pour le cabinet ou le patient (Pour le patient). Si le code n'existe pas, Julie propose de créer un kit.

Les impressions

Imprimer > Les lots stérilisés du jour : date, n° de cycle (vide = tous les cycles), stérilisateur, opérateur. Imprimer fiche n'est actif que pour un cycle, un stérilisateur, un opérateur, une date et une heure précis. L'opérateur signe la fiche, à archiver.

Imprimer > Liste des cycles de stérilisation : cycles effectués et caractéristiques techniques.

Les lots stérilisés

Onglet Lots stérilisés, filtre Afficher les lots selon leur état : tous, non périmés, périmés, en stock, terminés, entamés ou non… Par défaut : les lots en stock non périmés (changez avec Alt + flèche bas).

Sortir un kit stérilisé (utilisation)

Onglet Lots utilisés > Ajout Sortie.
Saisissez le code du kit (ou lisez le code-barres) pour retrouver le lot.
Indiquez la quantité sortie ; pour un patient, cochez Pour le patient (son nom s'affiche). Renseignez si besoin la date, les dents et Ajouter une ligne dans l'historique des soins.
Cliquez sur Enregistrer : la quantité restante est recalculée.

Vous pouvez aussi saisir un nombre d'unités utilisées sans traçabilité, pour ajuster la quantité restante.

Ajuster les quantités moyennes

Pour un kit : fenêtre du kit, onglet Paramétrage des Actes > Calculer Moyenne. Corrigez si besoin la quantité restante estimée : Julie recalcule la moyenne par acte ; Enregistrer l'applique au paramétrage.

Pour un lot : ouvrez le lot (Mod. Lot ou double-clic) > Moyenne Actes > Enregistrer. Si le bouton n'apparaît pas, le kit n'est associé à aucun acte.

Lots périmés et suppression

Gestion > Stérilisation > Imprimer > Imprimer la liste des lots périmés : recherche par code ou nom de kit, liste des lots (kit, n° de lot, stérilisateur, opérateur, date, stock restant).

Corriger une date erronée : sélectionnez le lot, saisissez la nouvelle date, Modifier la date.
Supprimer un lot périmé : Supprimer le lot (seulement s'il n'a eu aucune sortie). Imprimer imprime la liste.

⚠️ Attention : Un lot qui a déjà des sorties (lots utilisés) ne peut pas être supprimé avec Sup. Lot : Julie affiche un message.

Questions fréquentes

La recherche ne trouve pas mon kit : « Chercher » ne porte que sur le nom ; pour un code, utilisez le champ Code du kit.

Je ne vois pas tous mes lots : vérifiez la période traitée et le filtre d'état.

Mon lot a disparu des lots périmés : sa date a été corrigée.

Voir aussi