Documentation – Échéancier d'orthodontie (logiciel « Julie »)

Accès : fiche patient, menu Gestion > Échéancier d'orthodontie.

L'échéancier planifie un traitement long, surtout en orthodontie. Il se compose de périodes : semestres 1 à 6, contentions, surveillance, dents incluses, fente palatine, mais aussi acomptes, interruptions, reprises… Les principales périodes sont fournies et modifiables. Une DEP (demande d'entente préalable) est envoyée à la Sécurité sociale pour chaque période concernée. Une période validée est transférée dans l'historique du patient (lettre E en colonne R) et devient due.

La fenêtre

De haut en bas : le menu, une barre de 7 boutons (seuls Quitter et Aide sont actifs hors édition), une barre d'actions pour ce patient, les rubriques générales (début du traitement, total, case Bagué…) et le tableau des périodes.

⚠️ Attention : L'échéancier s'ouvre en consultation (rien n'est modifiable). Passez en Échéancier > Édition pour modifier. Vos changements ne sont enregistrés qu'en revenant à Échéancier > Consultation et en répondant Oui ; Non les annule.

Périodes dues à terme échu (case en haut à droite) : décochée, une période est due à son début ; cochée, à sa fin (selon les régions). Ce réglage influe sur la validation, les dates du devis et la liste des périodes à valider.

Paramétrer les périodes de base

Menu Paramétrages > Périodes : liste à gauche, définition à droite.

1. Cliquez sur Créer et saisissez un code unique (10 caractères maximum ; ex. « ACOMPTE 1 » si « ACOMPTE » existe) et un libellé.
2. Cochez Impression sur DEP si besoin (pas pour ACOMPTE, INTERRUPTION, REPRISE, qui peuvent alors rester sans code ni coefficient).
3. Renseignez le code et le coefficient de l'acte (TO), la durée en mois (6 pour un semestre, 12 pour la fente palatine) et le type de période (avec le n° de semestre ou de contention).
4. Choisissez la colonne de l'historique qui recevra la période (soins par défaut ; les colonnes 2 et 3 peuvent être renommées dans la fiche du cabinet, ex. « Ortho »), indiquez si elle doit être imprimée à la validation et si elle est soumise à entente préalable.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier : sélectionnez la période, Modifier, Enregistrer (le code ne se modifie pas : supprimez et recréez). Supprimer : sélectionnez, Supprimer, confirmez.

Astuce acompte entre deux semestres : scindez les semestres, par exemple ACOMPTE (0 mois), SEMESTRE 1 (3 mois), ACOMPTE (3 mois), SEMESTRE 2 (3 mois), etc.

Les modèles d'échéanciers

Menu Paramétrages > Modèles : échéanciers types à copier chez les patients.

1. Cliquez sur Nouveau et nommez le modèle (60 caractères maximum).
2. Ajouter puis double-cliquez sur une période (ou Entrée) ; recommencez. Insérer place une période après la ligne sélectionnée ; Retirer en supprime une. Dans un modèle, seuls la durée, le code, le coefficient et le montant sont modifiables.
3. Cliquez sur Enregistrer. Supprimer efface définitivement un modèle.

Créer l'échéancier d'un patient

• À partir d'un modèle : Échéancier > Insérer, ajouter un modèle, choisissez le modèle, puis Remplacer (copie avec la date du jour comme départ, en écrasant l'échéancier existant) ou Ajouter (à la suite de l'existant).
• Manuellement : en édition, Ajouter (en fin d'échéancier), Insérer (après la ligne sélectionnée) ou Retirer des périodes ; les dates sont recalculées.

Cabinet : l'échéancier est affecté au praticien actif (comptabilité des paiements, textes de relance). Changez le n° dans la rubrique Cabinet si besoin.

Modifier une période

En édition, double-cliquez sur la rubrique à modifier, puis enregistrez la période. Le total se met à jour.

Modifier une durée ou une date de demande recalcule les dates suivantes, sauf pour les périodes déjà imprimées ou validées. Une date de demande n'est conservée que si « Imp. » est cochée.

Rubriques générales

Début du traitement : vide = échéancier prévisionnel. Renseignez-le au démarrage réel : les demandes à venir sont recalculées.

Date du devis : mise à jour à l'impression du devis, modifiable.

Bagué : les DEP des semestres 3 et 4 ne s'impriment normalement que si les bagues sont posées (case cochée) ; sinon, une alerte s'affiche.

Impression des DEP : décochez cette case pour un adulte non pris en charge ; il sera ignoré à l'impression des DEP.

Effacer (menu Échéancier) supprime définitivement tout l'échéancier du patient.

Imprimer les DEP

Le logiciel demande d'abord une date limite (date du jour par défaut ; une date ultérieure permet d'anticiper le délai d'accord).

• Pour tous les patients : Imprimer > DEP pour tous les patients. Cliquez sur une ligne pour l'exclure. Pour les semestres 3 et 4 non bagués : Confirmer (question par patient), Baguer et imprimer ou Ignorer. Cochez Enregistrer pour pouvoir imprimer des duplicatas, et la case des nouvelles feuilles de la Sécurité sociale si vous les utilisez. Cliquez sur Imprimer.
• Pour le patient : Imprimer > DEP pour le patient. La feuille est préremplie (ascenseur à droite pour le bas ; Nouvelle DEP pour la vider). Mémoriser permet un duplicata, Imprimer lance l'impression, Réimprimer sert après un incident, Imp. Verso imprime le verso si l'option est activée.

⚠️ Attention : Une modification faite directement sur la feuille de DEP s'imprime mais n'est pas reportée dans l'échéancier.

Cadrage : bouton Paramétrer de la fenêtre de DEP ; à régler une fois, puis après un changement d'imprimante ou de rame.

Duplicata : Imprimer > DEP - Duplicatas, sélectionnez la demande mémorisée, Imprimer (Effacer la retire). Une DEP non mémorisée mais mal imprimée : en édition, décochez « Imp. » pour la réimprimer.

Imprimer l'échéancier

Imprimer > Échéancier complet (Dossier) : le tableau tel qu'affiché, pour le dossier.

Imprimer > Échéancier pour le patient (Devis) : choisissez le texte (textes du courrier commençant par « ECH », dont le texte fourni « échéance »), le nombre d'exemplaires, puis Imprimer. Le devis indique les dates, le nombre de TO et les honoraires ; les dates dépendent de la case « Périodes dues à terme échu ».

Valider et encaisser les périodes

Une période doit être validée pour être due : elle est alors prise en compte dans les relances et les encaissements.

• Pour ce patient : Échéancier > Validation période / Patient.
• Pour tous : Échéancier > Validation périodes / Fichier ; choisissez la date limite, excluez des périodes d'un clic, cochez Impression de la liste si besoin, puis Valider.
• Encaisser : depuis la fiche patient, Valider > Échéancier (ou Feuille de soins, onglet ODF). Double-cliquez sur une période pour ne pas l'encaisser, puis Valider pour ouvrir l'encaissement.

Échéancier déjà commencé : cochez Imp. et saisissez la date de demande des périodes déjà demandées, cochez Val pour celles déjà terminées et payées, renseignez le début du traitement, puis enregistrez.

Listes de suivi (menu Chercher)

Périodes à valider : prévision de trésorerie jusqu'à une date. Demandes en attente d'accord : utile seulement si vous saisissez l'accord de toutes les périodes. DEP imprimées depuis une date, et DEP à imprimer avant une date. Bouton Imprimer pour chaque liste.

Questions fréquentes

Je ne peux rien modifier / des boutons sont grisés : passez en Édition.

Mes modifications ont disparu : revenez en Consultation et répondez Oui.

Le modèle a effacé l'échéancier : c'est l'effet de Remplacer ; utilisez Ajouter.

La DEP du semestre 3 ou 4 ne s'imprime pas : cochez Bagué.

Le duplicata n'est pas dans la liste : la DEP n'a pas été mémorisée.