Guide pratique – Recherches multicritères

Accès : fichier des patients, menu Gestion > Recherches Multicritères.

Une recherche multicritère dit au logiciel : « je veux uniquement les patients qui correspondent à ces conditions ». Exemples : patients ayant une dette, à revoir après un délai, ayant reçu un soin particulier, ayant une allergie ou une maladie, la même mutuelle, ou plusieurs conditions à la fois. Vous pouvez ensuite imprimer la liste, retirer des patients, imprimer des courriers personnalisés ou des étiquettes.

Les grandes étapes

1. Choisissez un critère dans la liste.
2. Définissez la condition recherchée.
3. Indiquez s'il sert à filtrer les patients, à être affiché dans le résultat, ou les deux (case Affichage).
4. Ajoutez le critère avec ET ou OU, et recommencez pour les autres critères.
5. Choisissez les informations à afficher, puis cliquez sur Recherche.
6. Vérifiez le résultat, désélectionnez si besoin des patients, puis imprimez la liste, un courrier ou des étiquettes.

Les critères disponibles

Les critères sont regroupés par catégories : ouvrez une catégorie pour voir ses critères.

État civil et coordonnées : n° S.S., civilité (patient, payeur), nom du patient, nom du payeur, profession, adresse, ville, code postal, téléphones personnel et professionnel, SMS autorisé.

Dates : dernier devis, dernier devis validé, dernier devis imprimé, premier et dernier soin, naissance, anniversaire (jour/mois).

Taux et correspondants : remboursement soins, prothèses adjointes, prothèses conjointes ; nom des correspondants 1 à 4.

Débits et relances : débit du patient ou de la famille (au praticien ou en totalité), nombre de relances, date de la dernière relance.

Rendez-vous et cabinet : rendez-vous manqué, date du prochain rendez-vous, cabinet, numéro de dossier.

Informations complémentaires : A.M.E., rubriques perso 1 à 3, n° de mutuelle (tiers payant), payeur, en traitement, plan de traitement en cours, remarques, S.N.I.R., teinte des dents, tiers payant, D.E.P. en cours, échéancier orthodontique en cours, bilan de santé.

Soins : date, cabinet, code S.S., code de saisie, coefficient, dépassement, famille, libellé, dents de début et de fin, montant, acte payé, type d'acte, codes CCAM.

Observations : observations générales, observations sur les soins.

Définir la condition

Selon le critère, la valeur est un nombre, un montant, une date, un texte, un Oui/Non, un anniversaire, un n° de mutuelle, un S.N.I.R., un bilan de santé, une famille ou un type d'acte.

Opérateurs : supérieur à, inférieur à, égal à, supérieur ou égal à, inférieur ou égal à, différent de, et contenant (pour un texte, par exemple un mot dans une remarque).

Entre deux limites : utilisez les deux champs. Exemple, code postal du 93 : « Supérieur ou égal à » 93000 et « Inférieur ou égal à » 93999, puis ET.

Néant : le critère ne filtre pas, mais avec Affichage coché, sa valeur apparaît dans le résultat (par exemple le téléphone des débiteurs).

ET ou OU ?

ET : toutes les conditions doivent être respectées (ex. débit > 5 €, plus en traitement, pas AMG).

OU : l'une ou l'autre valeur convient (ex. code SNIR 930001 OU 750001).

⚠️ Attention : « ET » entre deux valeurs incompatibles (deux codes SNIR différents, par exemple) donne zéro résultat.

Gérer les critères et les colonnes

Pour modifier un critère, sélectionnez sa ligne et changez sa définition ; pour le supprimer, sélectionnez-le et utilisez la suppression. Annuler la recherche vide les critères affichés, sans toucher aux recherches mémorisées.

Les colonnes du résultat (informations avec Affichage) peuvent être renommées, alignées (gauche, droite, centre), déplacées par glisser-déposer et élargies en tirant leur séparation. Conseil : montants à droite, textes à gauche.

Exemple : liste des débiteurs

1. Sélectionnez Débit famille (cab), condition Supérieur à 5, cochez Affichage, cliquez sur ET.
2. Sélectionnez En traitement, choisissez Faux, cliquez sur ET.
3. Sélectionnez A.M.G., choisissez Faux, cliquez sur ET.
4. Sélectionnez Date du dernier soin, condition Inférieur ou égal à la date voulue, cochez Affichage si besoin, cliquez sur ET.
5. Ajoutez le Nom du patient et le Téléphone personnel avec Affichage (sans condition), en cliquant sur ET à chaque fois.
6. Réorganisez les colonnes, puis cliquez sur Recherche.

La recherche prend de quelques secondes à une ou deux minutes selon la taille du fichier et l'ordinateur.

Utiliser le résultat

• Retirer un patient : cliquez sur sa ligne (elle devient grise) ; il sera exclu des étiquettes et courriers. Recliquez pour le réintégrer.
• Imprimer la liste : bouton Liste.
• Courrier personnalisé : cliquez sur Courrier, choisissez le dossier puis le document, et cliquez sur Imprimer. Pour une longue liste, lancez-le quand l'ordinateur peut rester disponible.
• Étiquettes : placez les étiquettes dans l'imprimante et cliquez sur Étiquettes (format 89 × 36 mm, une colonne, papier continu ; certaines imprimantes laser ne le prennent pas en charge).

Mémoriser et réutiliser une recherche

• Mémoriser : construisez la recherche, donnez-lui un nom explicite (ex. « Débiteurs », « Patients du 93 ») et enregistrez-la.
• Réutiliser : ouvrez la liste des recherches mémorisées, sélectionnez-en une et validez ; critères et colonnes sont remis en place.

⚠️ Attention : Une date enregistrée reste fixe : vérifiez-la avant de relancer une recherche mémorisée.

Comment faire

• Combiner : ajoutez une recherche mémorisée à une autre (ex. « Débiteurs » + « Patients du 93 » = débiteurs du 93).
• Supprimer : sélectionnez la recherche mémorisée, supprimez-la et confirmez. Aucun patient ni aucune donnée n'est supprimé.
• Quitter : bouton Quitter ou touche Échap.

Résultat inattendu ?

Trop de patients : ajoutez une condition avec ET, vérifiez chaque critère, ajoutez une borne (date, montant, code).

Aucun patient : vérifiez les valeurs, les dates et les opérateurs, que vous n'avez pas mis ET au lieu de OU, et retirez un critère à la fois pour trouver celui qui bloque.