Accès : bouton Traçabilité (historique de la dent, F4, ou fiche des soins, F6) ; menu Gestion > Stock et Traçabilité ; Gestion > Stérilisation.
La traçabilité des dispositifs médicaux est obligatoire et individuelle pour chaque praticien ; le stock peut être commun (SCM, SCP) ou personnel. Deux méthodes au choix : hors stock (simple, sans gestion de stock) ou avec sortie de stock (liée aux mouvements et aux commandes).
Traçabilité hors stock
- Ouvrez la saisie : depuis l'historique de la dent (Bouche, F4), cliquez sur l'icône de traçabilité ; ou dans la fiche des soins (F6), sélectionnez l'acte puis Traçabilité.
En haut : les lots ouverts au fauteuil. Au centre : la saisie. En bas : les lots affectés au soin sélectionné.
- Renseignez le n° de lot (obligatoire), et si besoin le code-barres (clavier ou douchette).
- Choisissez l'article, le fournisseur et le fabricant dans les listes (un nom nouveau tapé est mémorisé).
- Indiquez l'unité et la quantité utilisée (1 gant, 1 dose, 1 gramme…) et la date de péremption (ou Sans date).
Automatiser : double-cliquez sur un produit de la liste des lots ; une coche apparaît en colonne T. Il sera associé automatiquement à chaque saisie de cet acte.
Lot épuisé : sélectionnez-le dans la liste du haut et cliquez sur Fermer.
Le module Gestion de stock
Menu Gestion > Stock et Traçabilité. Onglets :
- Fournisseurs : contacts, conditions bancaires, remises, franco de port.
- Articles fournisseurs : catalogue des articles achetés, conditionnements et tarifs.
- Produits du cabinet : « super articles » regroupant des articles équivalents, reliés aux actes.
- Commandes : création, impression et envoi par e-mail des bons de commande.
- Livraisons : réception et mise en stock automatique des n° de lots.
- Lots en stock : état du stock, péremptions, lots entamés.
- Sorties du stock : mouvements pour un soin, un patient ou le cabinet.
Stock au fauteuil
- Menu Utilitaires > Paramétrage Stock et Traçabilité > Lots du stock ouverts pour les soins.
- Sélectionnez l'article et cliquez sur Ajouter : il passe « ouvert au fauteuil ». À la saisie du soin, la quantité paramétrée est déduite automatiquement.
Variantes (teintes A1, A2, A3, dimensions…) : associez une spécificité à l'article fournisseur ; un bouton Spécificité apparaît à la saisie de l'acte pour choisir la variante utilisée.
Traçabilité de la stérilisation
Menu Gestion > Stérilisation : les instruments sont suivis sous forme de kits (kit de chirurgie, plateau d'examen…).
- Créez le kit : liste des instruments et actes associés.
- Cliquez sur Saisir une phase de stérilisation : n° de cycle, opérateur, stérilisateur, date de péremption, nombre de kits. Imprimez la fiche pour archivage et signature.
- Lors de l'acte, Traçabilité > Stérilisation pour affecter le kit stérilisé au patient.
Recherches et archivage
Alerte sur un lot : Gestion > Stock et Traçabilité > Imprimer > Rechercher un lot (ou Rechercher un LOT/CODE d'instrument pour la stérilisation) ; saisissez le n° de lot pour lister tous les patients concernés.
Lots périmés : Utilitaires > Paramétrage Stock et Traçabilité > Imprimer la liste des lots périmés.
Archivage : Gestion > Stock et Traçabilité > Fichiers > Archiver les lots terminés et/ou périmés (l'historique est conservé).
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