Julie : fiche labo prothèse – traçabilité des dispositifs médicaux sur mesure (DMSM)

Accès : menu Gestion > Fiche labo prothèse (fenêtre « Gestion Labo Prothèse », onglets Laboratoires, Prothèses (Labos) et Fiches labo DMSM).

La traçabilité des dispositifs médicaux sur mesure (DMSM) est obligatoire depuis le 14 juin 1998 (Livre V bis du code de la santé publique) : il faut pouvoir identifier à tout moment une prothèse et son porteur à partir de ses matières, ainsi que ses fabricants (prothésiste et produits). Julie permet d'envoyer les fiches de prescription au laboratoire et de recevoir en retour les matières, fabricants et n° de lot.

FIDELA (Fichier Interface DEntiste LAboratoire) est la norme d'échange entre logiciels de cabinets et de laboratoires. Les imports et exports de Julie ne fonctionnent qu'avec un laboratoire dont le logiciel l'applique. Fichiers échangés : TARIFLAB.TXT (tarifs du labo), FIDENT.TXT (vos prescriptions, avec images et instructions), FILABO.TXT (bons de livraison ou d'essayage).

Utiliser les listes

Cliquez sur un titre de colonne pour trier (un nouveau clic inverse l'ordre) ; tirez la séparation des titres pour élargir une colonne. Chercher porte sur la première colonne de l'onglet actif. Imprimer > La liste affichée imprime la liste.

Période : par défaut, de la première à la dernière fiche. Bouton Période (ou Paramétrer > Période traitée) : saisissez les dates ou choisissez les mois, puis Changer. La période revient par défaut à la prochaine ouverture ; une fiche saisie hors période l'élargit.

Les laboratoires

1. Onglet Laboratoires > Ajout. Labo. : saisissez le nom, le code (nom court) et votre n° de client (ADELI) chez ce labo.
2. Complétez les onglets : Description (adresses, téléphone, imprimés sur les fiches), Interlocuteurs, Info Comptable (banque, conditions de règlement ; Julie affiche le chiffre d'affaires de l'année et de la précédente), Règlement (mode de paiement, frais de port, franco, jusqu'à 4 remises : à partir d'un montant, d'un nombre d'articles, sur une période, habituelle), Prothèses et Fiches Labo.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier : Mod. Labo. (boutons Précédent/Suivant pour passer d'un labo à l'autre). Supprimer : Sup. Labo. ; ses prothèses sont supprimées avec lui, mais c'est impossible s'il a déjà des prescriptions.

Copier la description d'un labo : Mod. Labo > Copier, puis Nouveau, saisissez nom, code et ADELI, et Coller.

Les prothèses d'un laboratoire

1. Manuellement : onglet Prothèses (Labos) > Ajout Prothèse : code labo (ex. CCM), libellé (ex. Couronne céramo-métal), laboratoire (bouton ALT).
2. Onglet Description : famille (ex. PROTHESE CONJOINTE) et type (ex. Fixe) via ALT, et si besoin code-barres, laborantin, prix TTC, n° de norme, code CIP. Onglet Composition : matières habituelles. Onglet Nomenclature interne (Actes) : associez des actes pour remplir une prescription depuis un devis.
3. Par import des tarifs FIDELA : menu Import/Export LABO (FIDELA) > Importer un fichier de tarifs ; Julie cherche TARIFLAB.TXT dans C:\TEMP (sinon Parcourir). Choisissez le laboratoire (ALT) et cliquez sur Enregistrer.

Mod. Prothèse / Sup. Prothèse (impossible si la prothèse a déjà été prescrite). Copier / Nouvelle / Coller duplique la description d'une prothèse vers un autre labo.

Créer une fiche de prescription

1. Onglet Fiches labo DMSM > Ajout fiche : les informations du patient actif sont reprises.

En-tête : n° de fiche automatique (année + n° d'ordre), date de prescription, Afficher les prix, remise (en % ou en valeur), laboratoire et état : En préparation (par défaut), En cours au labo (à la main), Envoyée (automatique à l'impression ou à l'export), En partie livrée et Livrée (automatiques à l'import FIDELA, ou à la main).

2. Onglet Prescription : vérifiez le patient (ou tapez un nom et Lire fiche), la forme du visage, les empreintes maxillaire et mandibulaire (type, désinfectée), le n° de porte-empreinte, les matériaux voulus, et la date de livraison souhaitée (proposée d'après le prochain rendez-vous). Les dates de livraison, de pose définitive et d'envoi se remplissent ensuite.
3. Onglet Contenu : sélectionnez une prothèse du labo, indiquez la teinte (reprise de la fiche patient si connue), les dents (prothèse adjointe : 13;21;26 ; conjointe : 35 à 38), un commentaire et la quantité, puis Ajouter. Retirer et Modifier ajustent la liste ; le total, le port et la remise s'affichent en bas.
4. Ou onglet Devis : choisissez un devis et sa proposition, sélectionnez les prothèses et cliquez sur Remplir la fiche avec les articles sélectionnés (les actes doivent être associés à une nomenclature interne).
5. Onglet Instructions : texte libre pour le labo ; Date insère la date du jour ; Mémo. mémorise le texte sélectionné comme phrase type ; ALT puis Insérer réutilise une phrase type ; Suppr. la supprime.
6. Onglets Image 1 à Image 4 : Parcourir… pour joindre des images (BMP, GIF, WMF, JPG, TIF ; dossier proposé : C:\JULIEW\IMAGE\n° de dossier). Elles sont envoyées avec l'export FIDELA.
7. Cliquez sur Enregistrer (Nouvelle pour une autre fiche).

L'onglet Schéma affiche le schéma initial (I), actuel (A) ou du plan de traitement (P).

Envoyer la fiche au laboratoire

• Imprimer : onglet Fiches labo DMSM, sélectionnez la fiche, Mod. Fiche > Imprimer. Mode texte (rapide, prix et total en option) ou graphique (plus soigné, avec le schéma dentaire au choix), nombre de copies.
• Exporter (FIDELA) : menu Import/Export LABO (FIDELA) > Exporter des fiches de prescription. Choisissez le laboratoire (ALT), sélectionnez les fiches (ou Sélectionner TOUT), cochez si besoin Envoyer le nom des patients (décoché par défaut, par confidentialité).
• Par fichier : choisissez l'emplacement (de préférence un dossier vide, car plusieurs fichiers sont créés), puis envoyez ces fichiers au laboratoire.
• Par e-mail : saisissez l'adresse du laboratoire (et un destinataire en copie si besoin), puis Exporter. Ne modifiez pas le sujet « FIDELA-JULIE… » : il permet au logiciel du labo de reconnaître le message.

Réceptionner les travaux

Par défaut, l'onglet Fiches labo DMSM n'affiche que les fiches du patient courant : décochez Patient courant pour tout voir.

1. Saisie manuelle : Mod. Fiche > onglet Retours Labo : date, Bon d'essayage ou Bon de livraison finale, risques résiduels, exigences non satisfaites, commentaires, puis Ajouter (une fois par prothèse).
2. Onglet Matières : sélectionnez la matière utilisée, saisissez son numéro de lot, Ajouter (Modifier/Retirer pour corriger). Enregistrez la fiche.
3. Import FIDELA : menu Import/Export LABO (FIDELA) > Importer des bons de livraison/Essayage. Par fichier : indiquez l'emplacement de FILABO.TXT (Parcourir) et cliquez sur Importer. Par e-mail : Julie liste les messages dont l'objet commence par « FIDELA » et votre n° ADELI ; sélectionnez-en un, Lire, puis Importer.

Après l'import, les fiches passent en En partie livrée (bon d'essayage) ou Livrée (bon de livraison) ; leurs onglets Retours Labo et Matières sont remplis.

Suivi de la facturation

1. Imprimer > Suivi de la facturation des fiches : choisissez le laboratoire (ou Tous), l'état des fiches et, si besoin, Patient courant.
2. Sélectionnez des fiches et cliquez sur Facturée ou Soldée (En attente de facturation pour revenir en arrière). Le total des fiches sélectionnées s'affiche ; Modifier la fiche et Imprimer sont disponibles.

Rechercher un lot ou un porte-empreinte

Imprimer > Rechercher un lot : saisissez un n° de lot, choisissez une matière, ou les deux (plus précis), puis Afficher : Julie liste les prescriptions livrées concernées. Imprimer imprime le résultat.

Imprimer > Rechercher un porte empreinte : saisissez le n° et Afficher pour savoir à quel laboratoire il a été envoyé.

Paramétrage des éléments de base

Bouton Paramétrage : onglets Matières (nature, fabricant, nom, norme), Natures des matières (céramique, résine, métal…), Fabricants, Familles de prothèses et Nomenclatures internes (pour relier les actes d'un devis aux prothèses). Boutons Ajout…, Mod.…, Sup.… ; la base s'enrichit aussi des saisies dans les listes déroulantes.

⚠️ Attention : Un élément déjà utilisé ne peut pas être supprimé : prothèse déjà prescrite, matière utilisée dans une prescription, nature ayant servi à une prothèse, fabricant d'une matière, famille contenant une prothèse, nomenclature utilisée par une prothèse.

Voir aussi

• Guide pratique : gestion de stock & traçabilité (logiciel Julie)