Julie : guide de première utilisation

Accès : depuis la fiche patient (écran principal de Julie).

L'écran de la fiche patient

L'écran comporte quatre zones : la barre de menus (Cabinet, Fiche, Imprimer, Valider, Gestion, Utilitaires, Actualités, Quitter, ?), les onglets des praticiens (« 1 : Dr … », « 2 »…), la colonne de boutons à gauche (recherche et modules) et les onglets de la fiche.

Colonne de gauche : en haut, l'icône carte Vitale, l'icône de nouvelle fiche (personnage avec un « + » vert), l'icône de modification et les flèches pour passer d'une fiche à l'autre. Puis les modules Famille, Bouche (saisie graphique), Soins (saisie textuelle), Imagerie, Devis, Antécédents, Ordonnance, Télétrans., F. Soins, Courrier, Observ, Agenda et Acompte (règlements).

Onglets de la fiche : Patient (administratif), Payeur, Correspondants, A.M.O. (rempli le plus souvent par la carte Vitale ou ADRi), Droits (dates AMO/AMC, ALD…), Tiers-payant (attestation mutuelle, activation du tiers payant) et Bibliothèque (documents, radios et images du patient ; import de tout document). La fiche affiche aussi le premier et le dernier soin, les derniers devis, le prochain rendez-vous, la teinte des dents…

Créer une fiche patient

1. Avec la carte Vitale : insérez la carte dans le lecteur et cliquez sur l'icône carte Vitale en haut à gauche.
2. Dans la fenêtre « Mise à jour du dossier patient », cliquez sur le nom du bénéficiaire. Le tableau compare les données de la carte, du dossier et d'ADRi.
3. Pour obtenir les droits AMO les plus à jour, cliquez dans l'encart ADRi (« Cliquer pour interroger ADRi »).
4. Cliquez sur Sauv. et quitter : la fiche est créée si elle n'existait pas, sinon mise à jour.
5. Sans carte Vitale : cliquez sur l'icône de nouvelle fiche (personnage avec un « + » vert), complétez les informations, puis validez avec la coche verte.

⚠️ Attention : Pour une FSE en mode dégradé (patient sans carte Vitale), remplissez l'onglet A.M.O. avec son attestation, ou saisissez son NIR dans cet onglet puis interrogez ADRi.

Saisir des actes

Deux modes : Soins (textuel) et Bouche (graphique). Trois schémas : Actuel (actes réalisés ; c'est à partir d'eux que se font les feuilles de soins), Initial (état à la première visite, actes d'observation) et Plan de traitement (actes prévus, à valider au fil des séances).

1. Par Soins : cliquez sur Soins (fenêtre « Historique médical »), puis Ins: Ajouter.
2. Indiquez les dents : « ; » pour des dents non contiguës (21;44), « - » pour des dents contiguës (21-25).
3. Tapez le code ou une partie du libellé de l'acte ; Entrée s'il est en tête de liste, sinon sélectionnez-le (souris ou flèches). Répétez pour les autres actes de la séance.
4. Validez avec la coche verte à droite : les actes s'ajoutent à l'historique.
5. Par Bouche : cliquez sur Bouche, puis sur l'icône de saisie (pansement avec un « + »). Cliquez sur la ou les dents, puis sur la famille et l'acte. Répétez si besoin et validez : les actes apparaissent sur le schéma.

Dans l'historique, Alt + clic droit permet de déplacer un acte dans une journée.

Faire une feuille de soins

1. FSE (carte Vitale du patient et carte CPS ou CPE nécessaires) : bouton F. Soins > icône @.
2. Choisissez le mode : Sesam-Vitale (sécurisé, par défaut), Dégradé (sans carte Vitale) ou Désynchronisé (avec une CPE ; signée à la télétransmission avec la carte du praticien).
3. Cliquez sur Générer, puis Valider pour saisir le règlement.
4. Papier : placez le feuillet CERFA dans l'imprimante, F. Soins > icône de feuille avec une dent > Imprimer, puis Valider.

⚠️ Attention : Avant la première feuille papier, faites un test d'impression ; si les caractères sont décalés, ajustez les marges avec Paramétrer.

Enregistrer un règlement

1. Règlement simple : la fenêtre « Paiements - Acomptes » s'ouvre quand vous validez une feuille de soins (ou via le bouton Acompte). Choisissez le mode de paiement (Virement, Espèces, Carte Bancaire, Chèque) : le montant se répartit dans les colonnes Soins, Pr. Adjointes, Pr. Conjointes. Cliquez sur Valider : le règlement est enregistré dans l'historique et la comptabilité.

Règlement en plusieurs fois : il est conseillé d'enregistrer les règlements avant la feuille de soins.

2. Après la saisie des actes, cliquez sur Acompte. Saisissez le premier montant dans Montant (€), cliquez sur la case de la somme due (répartition automatique), choisissez le mode de paiement et Valider.
3. Recommencez pour le montant suivant (case de la somme restante), puis Quitter.
4. Reçu d'honoraires (facture acquittée) : menu Imprimer > Reçu d'honoraires…. Choisissez Reçu ou Facture, la période, le payeur et les actes à imprimer (double-clic ou colonne « S »).
5. Cochez les options voulues (reçu détaillé, en-tête du cabinet, codes CCAM, total à la charge du patient, infos de l'acte, matériaux…) et cliquez sur PDF.

Le menu Imprimer donne aussi accès aux relances d'impayés, lettres, facture d'honoraires, duplicata de feuille de soins, fiche patient, bon d'examen et traçabilité du patient.

Télétransmettre

1. Cliquez sur Télétrans. : la fenêtre « Feuilles de soins électroniques » liste les feuilles du jour dans « Feuilles à formater ».
2. Vérifiez que Synchro., Formater et Connexion sont cochés, puis cliquez sur Mise en forme et Connexion pour envoyer les FSE aux caisses et mutuelles.

Envoyés affiche les feuilles envoyées, par lot ; Retours affiche les ARL (accusés de réception logiques) et les retours. Des critères de recherche (patient, période, n° de FSE, n° de lot…) sont disponibles.

Créer un devis

1. Par le bouton Devis : dans « Calcul des remboursements », choisissez Remboursement Sécu = 2 : montant calculé et Remboursement Mutuelle = 3 : paramétrage Mutuelle pour afficher le remboursement Sécurité sociale sur le devis. Cochez Pour tous les patients pour l'appliquer partout.

Autres calculs mutuelle : 1 (remboursement Sécu × taux mutuelle), 2 (base × taux mutuelle), 4 ((base × taux mutuelle) − remboursement Sécu), 5 (pas de remboursement mutuelle). Modifier… ajuste les taux propres au patient ; un plafond mutuelle est possible.

2. Cliquez sur Ajouter et saisissez les actes (comme dans Soins). Julie calcule le montant facturé, la base et le remboursement Sécu, le remboursement mutuelle et le reste à charge (Calcul Complet pour le détail).
3. Cliquez sur Imprimer : cochez la proposition, si besoin Ajouter une ligne dans l'historique des soins, les colonnes à laisser vides, puis Imprimer.
4. Choisissez le modèle de devis (ex. DEVIS_2020 « Devis règlementaire 2020 »), le nombre d'exemplaires, la date du jour, la notice, la durée de validité et un texte complémentaire, puis Imprimer.

Les propositions se gèrent avec Renommer, Nouvelle, Dupliquer, Supprimer et Valider ; les devis du patient restent listés dans Devis avec leur date.

5. Par le bouton Bouche : cliquez sur Double schéma, onglet Devis du schéma du bas, choisissez NOUVEAU DEVIS, puis Ajouter des actes. Imprimez ensuite comme ci-dessus.

Créer ou modifier un acte

1. Menu Utilitaires > Paramétrage des Actes… ; double-cliquez sur une famille pour voir ses actes, puis Ajouter (ou Modifier).
2. Saisissez un code mnémonique personnel, le libellé et la famille ; dans Code CCAM, saisissez le code ou cliquez sur Choisir… pour chercher dans la base CCAM.
3. Onglet Montants : honoraires adulte et enfant et cause de dépassement (actes à dépassement). Choisissez la colonne d'historique, le classement (ex. Prothèses conjointes) et l'entente préalable.
4. Onglet Code graphique : cochez S'affiche en Graphique, indiquez à quoi l'acte s'applique (dents, faces, racine), choisissez le graphisme et la Couleur.
5. Cliquez sur Mémoriser ce code.

L'agenda

Accès : bouton Agenda de la fiche patient.

• Horaires : menu Paramétrer > Ouvertures et horaires…. Faites glisser les curseurs (ou touches + et −, flèches pour changer de curseur), cliquez sur Ouvert / Fermé pour chaque demi-journée, puis Enregistrer (Copier reproduit un horaire).
• Types d'actes (couleur et durée) : Paramétrer > Types d'actes…. Saisissez le nom au-dessus de la couleur (Consultation, Détartrage, Urgence…), la durée moyenne en minutes, puis Enregistrer.
• Périodes d'actes (plages réservées à un type d'acte) : Paramétrer > Périodes d'actes… > Ajouter. Choisissez le jour, les heures, le fauteuil, le type d'acte et la répétition (semaines paires, impaires ou toutes), Valider, puis Enregistrer.

Options du menu Paramétrer : Affecter le type d'acte de la période au RDV inséré, Afficher les périodes d'actes sur une bande verticale à droite des RDV (sinon en pleine page) et Afficher le nom des périodes d'actes.

Comment faire

• Rendez-vous d'un patient existant : double-cliquez sur le créneau, tapez les 3 ou 4 premières lettres du nom, Lire fiche, puis double-cliquez sur le patient. Ajoutez si besoin une observation, cliquez sur Voir Actes et choisissez le type d'acte (la durée s'adapte), puis Insérer. Le nom s'affiche en bleu (lié au dossier).
• Rendez-vous d'un nouveau patient : double-cliquez sur le créneau, saisissez nom et prénom, le type d'acte, puis Insérer. Le nom s'affiche en rouge (pas de dossier).

La fenêtre permet aussi de répéter le rendez-vous et d'activer le rappel SMS (avec le numéro de téléphone).

Comment faire

• Modifier : double-cliquez sur le rendez-vous, modifiez, puis Modifier. Supprimer : cliquez une fois dessus (il clignote), touche Suppr, puis Oui. Déplacer : faites-le glisser vers le nouveau créneau et confirmez par Oui.
• Chercher : menu Rendez-vous > Chercher…, saisissez le nom, Lire fiche, double-cliquez sur le patient, puis Tous (ou Avant / Suivant ; cochez Chercher sur tous les cabinets si plusieurs praticiens). La liste peut être imprimée.

Le menu Rendez-vous propose aussi Couper/Copier/Coller, Urgence (Ctrl+Entrée), Liste d'attente, Copie multiple, et les statuts Manqué, Excusé, Honoré/prévu, Arrivé, Non arrivé.

Voir aussi

• Votre mini-guide essentiel pour une reprise réussie au cabinet dentaire !