Rappel de rendez-vous par SMS : ayez les bons réflexes !

Accès : fiche patient, icône SMS (console SMS) ; module Rappel de RDV, onglet Paramètres.

Le rappel de rendez-vous par SMS limite les rendez-vous manqués sans prévenir (« no-show »), souvent impossibles à remplacer au dernier moment. Voici nos conseils pour qu'il soit le plus efficace possible.

1. Tenir les numéros de téléphone à jour

Profitez de chaque visite pour vérifier le numéro de portable du patient. Vous pouvez aussi afficher un message à l'accueil pour inviter les patients à signaler tout changement.

2. Saisir les numéros au bon format

La principale cause de non-réception des SMS est un numéro mal saisi dans la fiche patient :

• Indicatif complet : 06 1077xxxx et non 6 1077xxxx.
• Bon nombre de chiffres : pas de chiffre en trop ou en moins (ex. d'erreur : 068602xxxxx).
• Aucune annotation dans le champ du numéro (ex. d'erreur : 068602xxxx maman).
• Pas de numéro fixe (ex. : 047259xxxx).
• Pas de double indicatif : 5906 9037xxxx et non 59006 9037xxxx (590 = Guadeloupe).

3. Choisir la bonne stratégie de rappel

Julie envoie par défaut 3 messages, adaptés automatiquement à la date du rendez-vous :

• Confirmation dès l'enregistrement du rendez-vous : le patient peut l'ajouter à l'agenda de son smartphone.
• Rappel à J-7 : le patient a le temps de s'organiser.
• Rappel à J-1 avec possibilité de réponse : en cas d'imprévu, le patient vous prévient et vous pouvez réorganiser l'agenda.

Tout est modifiable en quelques minutes dans le module Rappel de RDV, onglet Paramètres. Vous pouvez aussi envoyer des messages après les rendez-vous (remerciements, demande d'avis Google…).

En cas d'annulation : le créneau peut être proposé automatiquement aux patients de votre liste d'attente. Si un patient l'accepte, il reçoit sa confirmation par SMS sans intervention de votre part.

⚠️ Attention : Pour déplacer un rendez-vous qui a un rappel SMS, ne le déplacez pas : le SMS déjà programmé serait quand même envoyé. Copiez les informations du rendez-vous, créez un nouveau rendez-vous à la date souhaitée, puis supprimez l'ancien (cela supprime aussi son rappel SMS).

4. Personnaliser les modèles de SMS

Des modèles prêts à l'emploi sont fournis, mais vous pouvez entièrement personnaliser vos messages.

⚠️ Attention : Gardez une vingtaine de caractères libres pour les champs dynamiques (nom, date…). Sinon, chaque envoi part en pack de 2 SMS.

5. Surveiller et recharger le compteur SMS

Consultez régulièrement votre compteur en cliquant sur l'icône SMS dans Julie :

⚠️ Attention : Les SMS sont décomptés dès leur programmation : votre solde est donc réel. S'il est à zéro, les nouveaux rappels ne partiront pas tant que vous n'avez pas rechargé ; le solde devient alors négatif.

Pour recharger, connectez-vous à votre espace SMS. Les SMS déjà programmés partiront ensuite sans reprogrammation.

Découvrir le service

Remplissez le formulaire de contact ou écrivez à commercial@julie.fr. Votre conseiller commercial vous répond, puis nos équipes installent et paramètrent le service sous 72 h, avec quelques minutes de prise en main.

Les points forts de la solution :

• Rappels automatiques des rendez-vous

  

• Confirmation ou annulation par retour de SMS (option activable)

  

• Modèles de SMS prêts à l'emploi et personnalisables

  

• Envoi automatique d'informations et de conseils aux patients

  

• Points de contact paramétrés automatiquement ou manuellement

  

Ce service facilite le secrétariat, permet de combler les annulations de dernière minute grâce à la liste d'attente, renforce le lien avec vos patients et libère du temps à votre assistant(e) pour l'accueil :

Voir aussi

• Comment modifier le modèle de mon SMS ?
• Comment recharger mon compte Julie SMS ?